届いた請求書を文字認識で名前付けし、人が確かめてから台帳へ記帳する仕組みにした

どんな仕組みか

届いた請求書のPDFを受け付け用のフォルダへ入れます。メールの添付ファイルも、自動でこのフォルダに入ります。

プログラムが文字認識で発行日・取引先・金額を読み取り、名前の下書きを付けて確認用のフォルダへ移します。

人が名前を確かめて移動すると、支払期限の月のフォルダへ振り分けられ、台帳に記帳されます。

安心して使えるようにした工夫

機械の読み間違いが、台帳に入らない

文字認識は、いつも正しく読めるわけではありません。

下書きの名前が付いた請求書は、まず確認用のフォルダに置かれます。

台帳に入るのは、人が内容を確かめたデータだけです。

読めなかった請求書も、見落とさない

文字認識で項目がそろわなかった請求書は、元の名前のまま残ります。名前が変わっていないファイルは、一目で分かります。

請求書ではないお知らせ類は、消さずに「【お知らせ？】」の印を付けて確認用のフォルダへ送ります。どのファイルも、必ず人の目を通ります。

一部の読み取りに失敗しても、ほかの請求書の処理は止まりません。

支払いの月が読めなくても、推測しない

支払期限が読めない請求書は、請求日などから機械が月を推測することはありません。

「要対応」のフォルダに送り、人が月を決めてフォルダへ移します。移動したファイルも、次の自動処理できちんと台帳に記帳されます。